L’École doctorale Sciences de la Vie et de la Santé (ED402) a mis en place un suivi personnalisé pour chaque doctorant avec la mise en place d’un accompagnement par un tuteur et d’un comité de suivi individuel (CSI) de thèse.

Missions du CSI

Les missions du CSI telles que définies par l’arrêté du 25/05/2016 (modifié le 23/01/2020) incluent : 

• « de veiller au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation », 
• « d’évaluer, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche », 
• « de formuler des recommandations et transmettre un rapport de l’entretien au tuteur, au directeur de l’école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse », 
• « de veiller notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement ». 

Fréquence des réunions et composition du CSI

Le CSI doit se réunir impérativement avant la fin octobre de chaque année de Thèse avant la réinscription, c’est-à-dire en fin de 1ère année, de 2ème année et de 3ème année en cas de demande de prolongation en 4ème année de Thèse. 

Le CSI est constitué du doctorant, du directeur de thèse (et co-directeur si c’est le cas) et d’au moins deux experts scientifiques choisis pour leur connaissance dans le champ disciplinaire du projet de thèse et/ou de ses aspects méthodologiques et n’appartenant pas à l’équipe de recherche du doctorant. Au moins un de ces experts est extérieur à l’Université Paris-Est (UPE) et au moins un de ces experts est titulaire d’une HDR.

Les experts sont proposés par le doctorant en concertation avec le directeur de thèse, et soumis à l’approbation du tuteur et du directeur de l’École doctorale. La composition du Jury peut évoluer au cours de la thèse. La composition du CSI doit être saisie chaque année dans ADUM.

Le(s) experts(s) du CSI pourra(ont) être proposé(s) comme rapporteur(s) ou examinateurs des travaux lors de la soutenance finale de la thèse du doctorant. 

Organisation et déroulement du CSI

L’organisation de la réunion est entièrement gérée par le doctorant qui doit contacter les personnes concernées suffisamment à l’avance pour respecter les délais. Les frais liés aux réunions du CSI sont à la charge de l’unité de recherche.

Au moins une semaine avant la réunion, le doctorant transmet aux membres du CSI ainsi qu’à son tuteur, sous couvert de son directeur de thèse, un rapport, mentionnant 1) un rationnel et les objectifs de son projet de thèse, 2) un résumé des résultats obtenus et les difficultés éventuellement rencontrées, 3) un calendrier prévisionnel des travaux envisagés pour l’année suivante, complété par la liste des formations suivies et des présentations scientifiques ou publications issues de ses travaux. Le déroulement proposé de chaque CSI est le suivant :

1. Exposé des travaux par le doctorant puis discussion scientifique (environ 20 min)
2. Discussion sur le projet professionnel et les formations (environ 20 min)
3. Entretiens séparés des experts extérieurs avec le doctorant d’une part et avec le(s) directeur(s) de thèse d’autre part.

À l’issue de la réunion, un court rapport sous forme de fiche est rédigé par les experts. Ce rapport doit en particulier donner l’avis du comité sur l’état d’avancement du projet de thèse, les acquis au moment de la réunion, les difficultés rencontrées, qu’elles soient scientifiques ou personnelles. Lors de la deuxième réunion du CSI, l’échéance prévisible de soutenance doit être mentionnée. Si une prolongation doit être envisagée au-delà de la 3ème année, sa justification, l’échéance de publication et le financement envisagé (en absence d’activité salariée) seront précisés. La date prévisionnelle de la soutenance de thèse sera également mentionnée.

Ce rapport doit être signé par l'ensemble des membres du comité et transmise au directeur de l’école doctorale, au doctorant, au directeur de thèse et au tuteur dans les 15 jours suivants la réunion. Aucune réinscription en 2ème année, 3ème année et au-delà ne pourra se faire en l’absence du rapport écrit du CSI.

Tuteur

À la rentrée universitaire 2021/2022, chaque doctorant choisira avec l’aide de l’École Doctorale un tuteur qui a une mission de conseil et/ou d'assistance en cas d'éventuelles difficultés qu’il peut rencontrer au cours de sa thèse (problèmes relationnels avec son encadrant ou au sein de l’équipe d'accueil). Le tuteur est l’interlocuteur privilégié du doctorant pour répondre à ses interrogations et le lien direct du doctorant avec l’ED.

Le tuteur doit, de préférence, appartenir à l’ED mais ne doit pas être membre du groupe de recherche / équipe d’accueil du doctorant. Le tuteur n’a pas vocation à se substituer aux encadrants et n’est pas nécessairement un expert du domaine de recherche du projet de Thèse.

Le doctorant prend contact avec son tuteur en début de première année, ou en cours de thèse si déjà débuté en 2021, pour se présenter, l’informer de son sujet de thèse, de son projet professionnel et des formations complémentaires envisagées, la deuxième et la troisième années pour faire le point tant sur le bon déroulement de la Thèse que sur son projet professionnel.

Le tuteur participe à la validation de la constitution du CSI et reçoit chaque année le rapport du CSI. En cas de problème soulevé par le CSI ou par le doctorant, le tuteur pourra informer le directeur de l’ED. Le tuteur pourra également être sollicité par le directeur de l’ED pour avoir un avis consultatif en cas de réinscription en 4ème année de doctorat.