École Doctorale Sciences, Ingénierie et Environnement

Préparer votre soutenance

Il n'y a pas de déroulement standard d'une thèse : votre responsabilité est de la planifier sur trois ans.

Lorsque votre mémoire de thèse est rédigé et après plusieurs corrections, votre directeur de thèse vous autorisera à soutenir. La soutenance se déroulera obligatoirement dans les locaux d'Université Paris-Est. Vous devez vous mettre en relation avec l'assistante en gestion administrative de l'école doctorale.

Un dossier relatif aux modalités de soutenances de thèse vous expliquera toutes les étapes de la convocation du jury et du choix des rapporteurs.

Deux mois minimum sont requis entre le dépôt de votre mémoire et la date de soutenance.

Le président d'UPE, sur avis du président du jury, autorise la reproduction de la thèse.

À l'issue de la soutenance, une attestation provisoire de diplôme est délivrée.

Un délai de préparation de 6 à 8 semaines est à prévoir avant de déterminer la date de la soutenance et de l'enregistrer dans la base ADUM .

 Modalités d'enregistrement de la soutenance dans ADUM

Il est indispensable de bien vérifier le titre de la thèse et la spécialité car ces éléments ne pourront en aucun cas être modifiés après la soutenance.

La procédure de la soutenance sera déclenchée dès l'enregistrement d'une date de soutenance effectuée.

À partir de votre interface, vous pourrez imprimer la proposition de jury à mettre à la signature de votre directeur de thèse.

L'originale de la composition de jury avec la signature originale de votre directeur de thèse est à envoyer par courrier ou à déposer directement au bureau de l'assistante en gestion administrative pour validation.

Il est rappelé que la soutenance est régie par l’arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale.

Si vous souhaitez passer votre soutenance en septembre, le mois d’août ne compte pas dans les 8 semaines (congés annuels).

8 semaines avant la soutenance :

Entrez votre date de soutenance sur Adum.

Constituez votre jury sur Adum, l’imprimer (retourner dans espace personnel), le faire signer par votre directeur de thèse et faire parvenir à l'assistante en gestion administrative l’original de la composition pour validation.

Mettre « Équivalent » dans la colonne HDR pour un professeur étranger. 
Mettre des adresses postales et mails très précises.

  • Le jury doit être composé de 4 à 8 membres maximum 
  • 50 % de professeurs (ou directeurs de recherche CNRS, Ifsttar, Cemagref…)
  • 50 % de personnes extérieures à la COMUE Université Paris-Est 
  • Représentation équilibrée des femmes et des hommes
  • 2 rapporteurs extérieurs à l’établissement d’inscription de l’étudiant (obligatoirement HDR)
  • 1 directeur de thèse (+ éventuellement 1 co-directeur) : qui ne peut être ni rapporteur, ni président – obligatoirement HDR
  • Examinateurs : aucun statut particulier
  • Le président du jury doit être professeur ou assimilé + HDR
  • Les invités ne comptent pas dans la validité du jury et n’apparaitront pas sur le diplôme.

Mettez vos résumés de mémoire en français et en anglais dans Adum ainsi que vos mots-clés.

6 semaines avant la soutenance :

  • Enregistrez votre mémoire provisoire dans Adum et l’envoyer à vos rapporteurs.
  • L'assistante en gestion administrative envoie ensuite aux 2 rapporteurs un courrier leur demandant de lui faire parvenir leur avis au plus tard 2 semaines avant la date de soutenance (Ils doivent impérativement avoir votre mémoire en mains pendant 4 semaines minimum).

4 semaines avant la soutenance :

  • Enregistrez dans Adum le lieu, la salle et l’heure de votre soutenance.

2 semaines avant la soutenance : 

  • Les rapporteurs font parvenir leur avis à l'assistante en gestion administrative de l'école doctorale.
    S'ils sont favorables, l'assistante en gestion administrative envoie les courriers destinés à l’ensemble des membres du jury avec en copie votre composition de jury, les avis des rapporteurs, la date, l’heure et le lieu de la soutenance et un PV de soutenance.
  • L'assistante en gestion administrative vous notifie par mail l'autorisation à soutenir en joignant les avis des rapporteurs et en mettant votre directeur de thèse en copie.

L’après soutenance : 

  • Le directeur de thèse transmet le rapport de soutenance signé par tous les membres du jury à l'ED (la liste d'émargement, le résumé de soutenance et l'autorisation de reproduction).
  • Le docteur fait parvenir à l'assistante en gestion administrative l’autorisation de diffusion électronique de la thèse (qui ne s’appliquera qu’à la version définitive du mémoire) et dispose de 3 mois après la soutenance pour enregistrer son mémoire définitif dans Adum.