Des comités de suivi individuel (CSI) sont mis en place pour les doctorant-e-s inscrit-e-s à l’ED VTT à partir de 2016. Cette mesure ne concerne pas les doctorant-e-s inscrit-e-s antérieurement à 2016.

La responsabilité de la mise en place des comités de suivi individuel est confiée par l’ED VTT aux laboratoires.

Un comité de suivi individuel comporte au moins deux membres qui ne participent pas à la direction ni à l’encadrement du travail :

• l’un des membres est désigné par le directeur ou de la directrice de laboratoire (sur avis éventuel du doctorant ou de la doctorante, en concertation avec son directeur ou sa directrice de thèse) 
• le deuxième est choisi par le doctorant ou la doctorante, en concertation avec son directeur ou sa directrice de thèse 

Les membres peuvent être internes au laboratoire, ils peuvent être titulaires ou pas d’une HDR
 

La mise en place des CSI se fait au cours de la première année de thèse. La composition du comité est indiquée par le doctorant ou la doctorante au moment de la réinscription en deuxième année, dans la rubrique du dossier de réinscription prévue à cet effet. La composition du CSI doit être validée par la direction de l’école doctorale au moment de la réinscription.

Un entretien annuel entre les membres du comité de suivi et le doctorant ou la doctorante est réalisé, a minima à partir de la deuxième année de thèse. Il est organisé par le doctorant ou la doctorante, sous la responsabilité du directeur ou de la directrice de laboratoire qui peut fixer des dates limites pour la tenue des entretiens.

Cet entretien se fait en dehors de la présence du directeur ou de la directrice de thèse.

À l’issue de l’entretien, un avis est établi et signé par les membres du CSI dans un document ad hoc fourni par l’école doctorale.

Ce document est transmis au doctorant ou à la doctorante (le jour même ou au plus tard une semaine après l’entretien), qui ajoute ses éventuels commentaires et signe le document. Le document final est alors envoyé par le doctorant ou la doctorante à son directeur ou à sa directrice de thèse, pour information. Il est joint par le doctorant ou la doctorante au dossier de réinscription à partir de la 3^e année de thèse.

L’entretien annuel doit être organisé suffisamment en amont des dates de réinscription, qui sont rappelées sur le site et communiquées chaque année par l’école doctorale.

Le CSI ne se substitue pas à l’encadrement de la thèse. Son avis porte principalement sur les conditions de progression du travail de thèse, en indiquant notamment les contraintes ou les difficultés de cette progression, lorsqu’il y en a.

Chaque laboratoire diffuse l’information concernant les CSI et s’assure de la mise en place de ces comités ainsi que des bonnes conditions d’organisation des entretiens.

Remarques :

• Le CSI peut être réuni dès la première année, si le doctorant ou la doctorante le souhaite, mais son avis formel est requis seulement à partir de la réinscription en troisième année de thèse 
• S’il est couplé avec une réunion du comité de thèse ou une mini-soutenance, il convient de prévoir un temps avant ou après cette réunion pendant lequel le doctorante ou la doctorante s’entretient seul à seul avec les deux membres désignés de son comité de suivi individuel