L’inscription au doctorat est renouvelée annuellement pendant toute la durée de la thèse.

Chaque réinscription comporte deux étapes :

une inscription pédagogique auprès de l’école doctorale (dépôt d’un dossier de réinscription dont le contenu varie au cours de la thèse)

une inscription administrative au service scolaritéd'Université Paris-Est, Université Paris-Est Créteil, Université Gustave Eiffel ou Ecole des Ponts Paris-Tech (paiement des droits d’inscription)

La période des réinscriptions pédagogiques s’étend de juin à octobre chaque année et celle des inscriptions administratives de juillet à mi-décembre.

Quelques doctorant-e-s s’inscrivent en dehors de ces périodes, par exemple dans le cadre des conventions CIFRE qui peuvent débuter dès l’acceptation du dossier par l’ANRT - sauf si l'année universitaire touche à sa fin, dans ce cas l'inscription est reportée au début de l'année suivante - ou des doctorant-e-s inscrit-e-s en cotutelle de thèse dans une université à l’étranger.

Un-e doctorant-e qui débute sa thèse en février de l’année N devra se réinscrire en deuxième année en juin de cette même année. Même si il ou elle n’a fait que 5 mois de thèse, il ou elle sera considéré-e en deuxième année à partir de sa réinscription. Toutefois, l’école doctorale prend en compte la durée réelle de la thèse écoulée en nombre de mois lorsqu’elle examine les demandes de réinscription annuelles.

Toute inscription administrative pour l'année universitaire (N / N+1) est valable jusqu'au 31 décembre de l'année (N+1) :
Si un doctorant ou une doctorante a programmé sa soutenance avant le 31 décembre de l'année en cours, il ou elle n'a pas besoin de se réinscrire.
En revanche, tout doctorant ou doctorante soutenant sa thèse après le 31 décembre doit se réinscrire, y compris lorsque sa soutenance est programmée au tout début janvier de l'année suivante.

Une exonération du paiement des droits d'inscription peut-être sollicitée auprès d'Université Paris-Est lorsque la soutenance de thèse est programmée avant le 31 janvier de l'année suivante.

Au titre de l'année 2023-2024, toutes les formalités liées à la procédure d'inscription et de réinscription seront clôturées par l'école doctorale le 10 novembre 2023.
Université Paris-Est, Université Paris-Est Créteil, Université Gustave-Eiffel et Ecole des Ponts ParisTech, clôtureront le paiement des droits d'inscription au 30 novembre 2023.

La commission des thèses de l’école doctorale examine toutes les demandes de réinscription.

Pour les doctorant-e-s qui travaillent à plein temps sur leur thèse, la durée légale de la thèse est de trois ans (cf. arrêté du 25 mai 2016). À partir de la quatrième année, on considère que leur demande de réinscription suit une procédure dérogatoire. Pour les autres doctorant-e-s, la durée maximale de la thèse est de six ans.

À l’ED VTT, l’examen des réinscriptions annuelles s’organise selon le calendrier de la commission des thèses :

• Session de juin : examen des réinscriptions en 2^e et 3^e année
• Sessions de juin, septembre et octobre : examen des réinscriptions en 4^e année et suivantes

La session de novembre est réservée aux admissions.

Les étudiants de nationalité étrangère sont invités à effectuer leurs démarches en juin et juillet, afin de pouvoir faire le nécessaire auprès des préfectures pour le renouvellement des cartes de séjour.

L’école doctorale ne délivre pas d'attestation de réinscription si le dossier n’a pas été présenté à une commission des thèses.

Chaque année, les doctorant-e-s reçoivent une information sur l’ouverture des réinscriptions annuelles de la part de la responsable administrative de l’ED, qui leur transmet les dates limites de dépôt des dossiers ainsi que les éléments de procédure à suivre.

Pour se réinscrire, le doctorant ou la doctorante :

• remplit son dossier de réinscription dans ADUM en choisissant le format ad hoc selon l’année de sa réinscription, sans oublier de préciser tous les éléments relatifs aux obligations de formation. L’acceptation de la réinscription en 2^e, 3^e  année et 4^e année est soumise à la validation par l’ED VTT des activités de formation obligatoires. Le récapitulatif des formations suivies pendant l’année est à joindre au dossier ;
• édite son dossier au format pdf après l’avoir rempli, à partir de son compte ADUM. Il le transmet à son directeur ou à sa directrice de thèse pour avis et signature et, à partir de la réinscription en 4e année, à son directeur ou à sa directrice de laboratoire pour avis et signature. À partir de la réinscription en 4^e année, une lettre de motivation du doctorant ou de la doctorante décrivant l’état d’avancement de la thèse et un calendrier prévisionnel de rédaction est à joindre au dossier, ainsi qu’une lettre de motivation du directeur ou de la directrice de thèse. À partir de la réinscription en 5^e année, en plus de ces lettres, le mémoire en l’état doit être joint au dossier (au format pdf uniquement) ;
• transmet son dossier à l’école doctorale, en version électronique et en format papier.

Version électronique : l’ensemble des informations et des pièces justificatives doit parvenir à l’École Doctorale en UN SEUL ENVOI (utiliser un logiciel de transfert de type FileSender). Indiquer en objet : EDVTT- Dossier de réinscription en X^e A. Merci de bien veiller à mettre en copie de ce mail votre directeur de thèse, le directeur de votre laboratoire d'accueil ainsi que le service administratif qui gère votre laboratoire d'accueil.

Version papier : à déposer au bureau de l’EDVTT (à l'École des Ponts ParisTech, Aile Vicat, 4e étage, bureau V425) ou à envoyer par courrier à l’adresse de l'école doctorale.