Il est possible d'obtenir un soutien financier auprès de votre unité de recherche et de votre école doctorale pour couvrir les frais de participation à un colloque ou à un séjour de recherche. L’école doctorale peut prendre en charge jusqu’à 66 % (2/3) de la somme demandée et de 33 % (1/3) pour l’équipe d'accueil.

L’école doctorale peut prendre en charge jusqu’à 50 % (2/3) de la somme demandée et de 50 % pour l’équipe d'accueil (1/3).

La procédure est organisée en quatre étapes :

1. Demande de cofinancement auprès de l'équipe d’accueil
2. Demande de cofinancement auprès de l'école doctorale
3. Examen du dossier par le Bureau du Conseil de l'école doctorale
4. Retour de mission

Téléchargez et complétez le formulaire.

Étape 1 : demande de cofinancement auprès de l'Équipe d’accueil (2 semaines avant l’étape 2)

Vous devez demander l’avis de la directrice ou du directeur de votre laboratoire d’appartenance en constituant un dossier. Celui-ci doit-être motivé par un budget prévisionnel détaillé (transport, hébergement, frais d'inscription...) qui sera examiné devant le conseil de laboratoire.

• Votre demande est accordée : passez à l’étape 2
• Votre demande est refusée : un courriel de refus vous sera adressé

Étape 2 : demande de cofinancement auprès de l'école doctorale (6 semaines avant le départ au minimum)

Après accord de la directrice ou du directeur du laboratoire, vous devez transmettre la demande de cofinancement par courriel 6 semaines avant le départ à ed-cs@univ-paris-est.fr ou transmettez-le à l'assistante administrative. Il doit être accompagné des éléments suivants : 

• les motifs scientifiques de la demande,
• le coût total de la mission,
• la lettre de recommandation de la directrice ou du directeur de thèse
• l’avis de la directrice ou du directeur de thèse
• l’avis de la directrice ou du directeur de laboratoire.

Seuls les dossiers en fichier unique et arrivés dans les délais seront examinés par le bureau de l’école doctorale CS.

Étape 3 : examen du dossier par le Bureau du Conseil de l'école doctorale

Après examen de votre dossier, vous recevrez par courriel un mail d’acceptation ou de refus.

Les avis favorables sont accompagnés :

• de la décision du Bureau du Conseil de l'école doctorale,
• de la répartition attribuée par l'école doctorale, soit 2/3 (exemple : billets d’avion ; forfait) et par l’équipe d'accueil, soit 1/3 (exemple : hébergement ou frais d’inscription ; forfait) en fonction des dépenses réelles,
• des documents nécessaires à votre mission :

1. Université Paris-Est : Ordre de mission, fiche Création d'un nouvel agent à renvoyer à l'école doctorale au plus tard deux semaines avant le départ
2. Laboratoires rattachés à l'Université Paris-Est Créteil Val de Marne (UPEC) : ordre de mission, fiche agent au plus tard deux semaines avant le départ
3. Laboratoires rattachés à l'Université Paris-Est Marne-la-Vallée (UPEM) : vous devez prendre contact auprès de votre laboratoire d’appartenance

Demande d’avance par l'École doctorale

Si vous demandez le versement d’une avance, vous devez vous présenter à l'école doctorale impérativement 1 mois avant votre départ pour remplir la demande (ordre de mission et formulaire de demande d’avance). Si le délai n'est pas respecté, la demande ne sera pas traitée en priorité. 

La demande d'avance doit être étayée par la production d'un document qui justifie le départ : justificatifs des billets, justificatif hébergement, etc. Pour solder la mission, les justificatifs de remboursementdoivent parvenir au plus tard 1 mois après la date de retour. Tout retard de remise de documents entrainera un traitement différé  du dossier.

Étape 4 : retour de mission

Vous devez fournir tous les justificatifs originaux concernant vos dépenses au secrétariat de l’école doctorale et au secrétariat du laboratoire en fonction des répartitions (étape 3) ainsi qu'un relevé d'identité bancaire (RIB) dans les 30 jours suivant la fin de la mission.