Après la soutenance, le directeur de thèse doit fournir rapidement à l'école doctorale les documents originaux signés :

• rapport de soutenance
• émargement du jury
• avis de reproduction de la thèse

À réception des documents de soutenance, le docteur peut demander à l'école doctorale une attestation de thèse soutenue.

Le candidat dispose alors d'un délai de 3 mois après la soutenance pour :

• installer sur Adum la version définitive de sa thèse au format PDF
• télécharger sur Adum le contrat de diffusion électronique à signer et à transmettre à l'école doctorale
• actualiser sur Adum sa nouvelle situation professionnelle et ses publications 

Conformément à la charte du doctorat, le docteur est engagé à communiquer sa situation professionnelle pendant une période de quatre années après l'obtention du doctorat.

La demande de diplôme sera alors transmise à l'établissement de rattachement et le docteur sera contacté par l'établissement pour le retrait du diplôme.