Conformément à l’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016 modifié par l’arrêté du 26 août 2022 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat, un comité de suivi individuel – CSI – doit être mis en place dès la première année d'inscription en thèse, pour la réinscription dans l'année suivante, et ce jusqu'à la soutenance.

Le comité de suivi individuel n'intervient pas sur l'encadrement scientifique assuré par la direction de thèse.

Il veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et sur la convention individuelle de formation. Il évalue chaque année, dans un entretien avec le doctorant ou la doctorante, ainsi que dans un entretien avec la direction de thèse, les conditions de formation et l'avancement de la recherche doctorale. Il est attentif aux conditions relationnelles, au suivi des obligations de formation, aux difficultés rencontrées par le ou la doctorant-e, à l’avancement effectif du travail.

Il veille à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

En cas de problème, il alerte la direction de l'école doctorale.

Les membres du comité de suivi ne doivent en aucune façon participer à l’encadrement du doctorant ou de la doctorante concerné-e. Ils peuvent être membres du futur jury de soutenance de thèse, mais n’ont pas le droit d’être pré-rapporteurs. Il est conseillé d’en tenir compte dès la constitution du CSI.

Pour remplir ces fonctions, le CSI se réunit et organise l’échange en trois temps, et ce quelle que soit l’année d’inscription :

1. Un temps avec les membres du CSI, le doctorant ou la doctorante et la direction de thèse (présentation de l'avancement du travail et discussions)
2. Un temps entre les membres du CSI et la direction de thèse (sans le doctorant ou la doctorante)
3. Un temps entre les membres du CSI et le doctorant ou la doctorante (sans la direction de thèse)

Les temps 2 et 3 peuvent être inversés.

Cette réunion se tient en une fois et peut avoir lieu en présentiel (idéalement) ou en distanciel.

Les réinscriptions en doctorat étant habituellement closes à l’automne, l’entretien annuel avec le CSI doit se tenir entre mai et septembre.

La composition du CSI reste inchangée pour les comités composés avant l’inscription en 2022-2023.

Les membres du comité de suivi ne doivent en aucune façon participer à l’encadrement du doctorant ou de la doctorante concerné-e. Ils peuvent être membres du futur jury de soutenance de thèse, mais n’ont pas le droit d’être pré-rapporteurs. Il est conseillé d’en tenir
compte dès la constitution du CSI.

Le CSI du doctorant ou de la doctorante est constitué dès la première année d’inscription en thèse et son avis est requis pour chaque réinscription. Ce sont les doctorant-es qui en prennent l’initiative et organise la réunion de leur CSI. 

Pour l’ED VTT, la composition du CSI doit respecter les règles suivantes :

• Aucun membre du CSI ne participe à la direction, co-direction, co-encadrement de la thèse.
• Chaque comité doit comporter (au moins) deux chercheur-es ou enseignant-eschercheur-es titulaires d'un doctorat, dont au moins 1 HDR (ou assimilé.e)
• Outre la condition irréductible d’au moins un membre HDR, les deux membres qui composent le CSI doivent permettre de satisfaire les conditions suivantes

Un membre interne à l'université d'inscription et dans la mesure du possible, au moins un membre externe à l’unité ou au laboratoire d’accueil

Un membre "spécialiste" et un "non- spécialiste". Par « spécialiste » il faut entendre un membre relevant de la même section CNU que la section d’inscription   en thèse 

• Un membre au plus peut être émérite.

Le comité de suivi est destiné à suivre le doctorant ou la doctorante pendant tout le déroulement de son doctorat. Sa composition ne change pas d'une année à l'autre, sauf en cas de problème particulier et avec accord de la direction de l'Ecole doctorale.
 

Au moins un membre du CSI est proposé par le ou la doctorant-e-. Il est recommandé de privilégier le critère de confiance.

Le deuxième membre (ou plus) peut-être proposé par le laboratoire d’accueil, après avis du ou de la doctorante.

À l’issue de l’entretien avec la doctorante ou le doctorant et de l'entretien avec la direction de thèse, les membres du comité formulent des recommandations et transmettent un rapport signé par eux-elles-mêmes, par le doctorant ou la doctorante et par le directeur ou la directrice de thèse (document téléchargeable ci-dessous).

Par ailleurs, téléversement obligatoire du formulaire sur ADUM par le doctorant ou la doctorante.

Calendrier

• Les doctorants et doctorantes inscrits en 1ère année doivent mentionner sur ADUM la composition de leur CSI dans un délai de 3 mois après leur inscription.
• Les doctorants et doctorantes doivent prévoir la réunion de leur CSI entre mai et septembre

Attention : aucune proposition de réinscription ne pourra être prononcée en l'absence du rapport de CSI sur ADUM.

Formulaire à remplir et faire signer Version PDF

Formulaire à remplir et faire signerVersion WORD