Contexte

Paris-Est Sup est un Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous forme de Communauté d’universités et établissements (ComUE) expérimentale. Elle regroupe quatre membres (2 universités, 2 grandes écoles) et treize associés (2 centres hospitaliers, 9 agences et centres techniques, 1 école d’architecture, 1 école d’ingénieurs spécialisée).

Pour le compte de ses établissements membres, elle assure trois missions principales : la coordination politique sur des sujets d’intérêt commun et la représentation politique de ses membres sur ces sujets en tant que de besoin, la formation doctorale partagée et la délivrance de l’habilitation à diriger des recherches (HDR), et l’émergence et le développement de nouveaux projets académiques et scientifiques communs. Les personnels sont implantés sur 2 sites : Champs-Sur-Marne et Créteil.

Missions principales

Au sein d’une équipe administrative composée d’une trentaine de personnes, il ou elle apporte une assistance permanente et quotidienne à l’équipe de direction. 
Il ou elle est l’interlocuteur de ses homologues au sein des équipes de direction des établissements membres et associé de la ComUE. Il ou elle assure la circulation de l’information en interne entre l’équipe de direction et l’ensemble des services de la ComUE.

Activités

Appui à l'équipe de direction de l'établissement :

• Gère le planning de l'équipe de direction (agendas, rendez-vous, planification de réunions),
• Organise les déplacements de l'équipe de direction,
• Prépare les réunions liées à l'activité de l'équipe de direction de l'établissement (préparation des dossiers),
• Gère les instances de la ComUE (tenue et proposition de calendriers, convocations, relances, préparation et vérification des dossiers et pièces, réservation de salles notamment),
• Assure des travaux de secrétariat classique : notamment rédaction, frappe et mise en forme de documents,
• Assure l’archivage des écrits liés à l’activité de la direction de l’établissement.

Appui au fonctionnement de l'établissement :

• Gère le standard téléphonique de l’établissement et l’accueil des visiteurs,
• Contribue à l’organisation d’évènements (protocolaires ou autres),
• Rédige et diffuse des compte-rendus et informations en interne ou externe sur instruction de la direction,
• Organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure,
• Gère le courrier, les commandes de fournitures, et l’ensemble de la logistique commune à l'ensemble des services de l'établissement (mise à jour des listes d'interlocuteurs et contacts, et listes de diffusion notamment)

Spécificités du poste

• La ComUE Paris-Est Sup regroupant plusieurs établissements d’enseignement supérieur et de recherche en tant que membres ou associés, le périmètre d'action de l'assistant-e de direction est double : propre à l’établissement d’une part, et commun à un ou plusieurs établissements membres ou associés d'autre part, selon les thèmes d’action.

Une capacité à interagir dans un environnement administratif avec des interlocuteurs de niveaux de responsabilités variées (présidence, direction, homologues).

• Horaires potentiellement variables lors d’évènements ou échéances spécifiques.
• Polyvalence des fonctions.

Informations générales sur le poste

Modalités de candidature

Candidature (cv et lettre de motivation) à adresser uniquement par courriel à : recrutement.upe@paris-est-sup.fr 

Fiche emploi