Assistant-e en gestion administrative d’école doctorale

Contexte

Paris-Est Sup (ComUE) est un Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous forme de Communauté d’universités et établissements (ComUE) expérimentale. Elle regroupe quatre membres (2 universités, 2 grandes écoles) et douze associés (2 centres hospitaliers, 8 agences et centres techniques, 1 école d’architecture, 1 école d’ingénieurs spécialisée).

Pour le compte de ses établissements membres, la Comue assure trois missions principales : la coordination politique sur des sujets d’intérêt commun et la représentation politique de ses membres sur ces sujets en tant que de besoin, la formation doctorale partagée et la délivrance de l’habilitation à diriger des recherches, et l’émergence et le développement de nouveaux projets académiques et scientifiques communs. 

Paris-Est Sup porte le pôle étudiant pour l’innovation, le transfert et l’entrepreneuriat dans l’est francilien (Pépite 3EF). Ce pôle inter-établissements est coordonné en collaboration avec l'École des Ponts ParisTech, l’École nationale supérieure d'architecture de Paris-Belleville, l’ESTP-Paris, l'Université Paris-Est Créteil et l'Université Gustave Eiffel. 
Pilotée par son responsable politique et son directeur opérationnel, l’équipe Pépite 3EF est composée de trois chargés de mission et une apprentie. Pépite 3EF propose différents dispositifs pour sensibiliser le public étudiant et personnaliser l'accompagnement des futurs entrepreneurs afin d’associer l’entrepreneuriat étudiant au développement économique de l’Est francilien. Ces dispositifs s'adressent aux étudiantes et étudiants de tous les niveaux et aux jeunes diplômé-e-s du territoire, quel que soit leur projet de création. 

Plus d’informations

Missions principales

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d’une école doctorale :

  • gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique ;
  • assister le directeur d’école doctorale dans ses missions.

Activités

  • Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme ;
  • Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux);
  • Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…);
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation);
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs;
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement);
  • Suivre l’évolution de la réglementation relative aux études doctorales;
  • Assurer le suivi budgétaire de l’école doctorale;
  • Assurer la mise à jour du site WEB de l’école doctorale.
Informations générales sur le poste
Service de rattachementDépartement des études doctorales
Rattachement hiérarchiqueResponsable administrative du DED
Rattachement fonctionnelDirecteur de l'école doctorale
LocalisationComue Université Paris-Est 
Cité Descartes à Marne-la-Vallée (Champs-sur-Marne) 
Date de prise de fonction souhaitéeDécembre 2021
ContratMise à disposition ou détachement d'un an renouvelable par un établissement d'Université Paris-Est, un autre établissement public ou par un ministère
Ou
Contrat de droit public d’un an renouvelable, statut d’agent contractuel de la fonction publique
RémunérationPar référence à la grille d’assistant ingénieur selon le diplôme et le niveau d’expérience

Compétences et savoir-faire

 
  • Objectifs et projets de l’établissement
  • Organisation de l’enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation
  • Techniques d’élaboration de documents
  • Connaissances budgétaires générales
  • Connaissance générale des ressources humaines
  • Langue anglaise appréciée
  • Réaliser des synthèses
  • Rédiger des rapports ou des documents administratifs
  • Concevoir des tableaux de bord
 
Qualités 
  • Être rigoureux et fiable
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Travailler en autonomie
 
Modalités de candidature

Candidature (cv et lettre de motivation) à adresser au plus tard le 4 novembre 2021 uniquement par courriel à : recrutement.upe@paris-est-sup.fr 

Fiche emploi