Assistant-e en gestion administrative d’école doctorale

Contexte

Paris-Est Sup est un Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous forme de Communauté d’universités et établissements (Comue) expérimentale. Elle regroupe quatre membres (2 universités, 2 grandes écoles) et douze associés (2 centres hospitaliers, 8 agences et centres techniques, 1 école d’architecture, 1 école d’ingénieurs spécialisée).

Université Paris-Est recherche un-e assistant-e en gestion administrative d’école doctorale.

Informations générales sur le poste

Service de rattachementDépartement des études doctorales (DED)
Rattachement hiérarchiqueResponsable administrative du DED
Rattachement fonctionnelDirecteur d’école doctorale
Niveau de fonctionA
Emploi-type RéFérensAssistant-e ingénieur
N° emploi-type RéFérensJ3C44
Savoir-faire et compétences 
  • Objectifs et projets de l’établissement.
  • Organisation de l’enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.
  • Techniques d’élaboration de documents.
  • Connaissances budgétaires générales.
  • Connaissance générale des ressources humaines.
  • Langue anglaise appréciée
  • Réaliser des synthèses.
  • Rédiger des rapports ou des documents administratifs.
  • Concevoir des tableaux de bord.
 
Qualités 
  • Rigueur et fiabilité
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Autonomie
 
Date de prise de fonction souhaitée Juin 2022
LocalisationComUE Université Paris-Est 
Site : Cité Descartes avec des déplacements ponctuels à Créteil – UPEC Pyramide
Contrat 
  • Mise à disposition ou détachement d’un an renouvelable par un établissement d’Université Paris-Est, un autre établissement public, ou par un ministère.

    Ou
 
  • Contrat de droit public d’un an renouvelable, statut d’agent contractuel de la fonction publique.
 
RémunérationPar référence à la grille d’assistant ingénieur selon le diplôme et le niveau d’expérience.

Missions principales

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d’une école doctorale :

  • Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique
  • Assister le directeur d’école doctorale dans ses missions

Activités

  • Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme.
  • Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux).
  • Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…).
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation).
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs.
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement).
  • Suivre l’évolution de la réglementation relative aux études doctorales.
  • Assurer le suivi budgétaire de l’école doctorale.
  • Assurer la mise à jour du site WEB de l’école doctorale.

Modalités de candidature

Candidature (cv et lettre de motivation) à adresser au plus tard le 23 mai 2022 uniquement par courriel à : recrutement.upe@univ-paris-est.fr