Assistant-e en gestion administrative d’école doctorale

Contexte

Université Paris-Est est un Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous forme de Communauté d’universités et établissements (Comue) expérimentale. Elle regroupe quatre membres (2 universités, 2 grandes écoles) et douze associés (2 centres hospitaliers, 8 agences et centres techniques, 1 école d’architecture, 1 école d’ingénieurs spécialisée). L'ensemble forme Paris-Est Sup, la communauté d'enseignement supérieur et de recherche de l'Est francilien.

Pour le compte de ses établissements membres, elle assure trois missions principales : la coordination politique sur des sujets d’intérêt commun et la représentation politique de ses membres sur ces sujets en tant que de besoin, la formation doctorale partagée et la délivrance de l’habilitation à diriger des recherches (HDR), et l’émergence et le développement de nouveaux projets académiques et scientifiques communs. Les personnels sont implantés sur 2 sites : Champs-Sur-Marne et Créteil.

Plus d'informations

Missions principales

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d’une école doctorale :

  • Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique
  • Assister le directeur d’école doctorale dans ses missions

Activités

  • Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme.
  • Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux).
  • Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…).
  • Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation).
  • Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs.
  • Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement).
  • Suivre l’évolution de la réglementation relative aux études doctorales.
  • Assurer le suivi budgétaire de l’école doctorale.
  • Assurer la mise à jour du site WEB de l’école doctorale.
Informations générales sur le poste
Service de rattachementParis-Est Sup
Rattachement hiérarchiqueResponsable administrative du DED
Rattachement fonctionnelDirecteur d'école doctorale
LocalisationComue Université Paris-Est 
Cité Descartes à Marne-la-Vallée (Champs-sur-Marne) avec des déplacements ponctuels à Créteil (Université Paris-est Créteil - Bât. la Pyramide)
Date de prise de fonction souhaitée28 juin 2021
Contrat

Mise à disposition ou détachement par un établissement d’Université Paris-Est, un autre établissement public, ou par un ministère

Ou

Contrat de droit public d’un an renouvelable, statut d’agent contractuel de la fonction publique

Rémunération

Par référence à la grille d’assistant ingénieur selon le diplôme et le niveau d’expérience

Conditions particulières d’exerciceDéplacements ponctuels d’un site à l’autre

Compétences et savoir-faire

 
  • Objectifs et projets de l'établissement.
  • Organisation de l'enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation.
  • Techniques d'élaboration de documents.
  • Connaissances budgétaires générales.
  • Connaissance générale des ressources humaines.
  • Langue anglaise appréciée
  • Réaliser des synthèses.
  • Rédiger des rapports ou des documents administratifs.
  • Concevoir des tableaux de bord.
 
Qualités 
  • Rigueur et fiabilité
  • Réactivité
  • Sens relationnel
  • Autonomie
 
Modalités de candidature

Candidature (cv et lettre de motivation) à adresser au plus tard le 11 juin 2021 uniquement par courriel à : recrutement.upe@paris-est-sup.fr 

Fiche emploi