Gestionnaire administratif-ve du Département des Etudes Doctorales

Paris-Est Sup recrute un.e gestionnaire administratif-ve du Département des Etudes Doctorales

Établissement et contexte

Créée en 2007, Paris-Est Sup est un Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), constitué sous forme de Communauté d’universités et établissements (ComUE).

Pour le compte de ses établissements, Paris-Est Sup assure la formation doctorale et l’Habilitation à Diriger des Recherches (HDR), la mobilité et l’ouverture internationale des doctorants et la conduite de projets scientifiques collaboratifs.

Les personnels de Paris-Est Sup sont implantés sur 2 sites : Champs-Sur-Marne (site Cité Descartes) et Créteil (site la Pyramide).

Dans le cadre défini par l’ordonnance du 12 décembre 2018, la Comue Paris-Est Sup devient en 2020 une ComUE expérimentale composée de 4 membres fondateurs :  l’Université Gustave Eiffel, l’Université Paris-Est Créteil Val-de-Marne, l’Ecole des Ponts ParisTech et l’Ecole nationale vétérinaire d’Alfort.  13 établissements y sont associés par voie de conventions. Ses nouvelles missions relèvent des trois catégories : la coopération politique entre ses établissements sur des sujets d’intérêt commun ; la formation doctorale et l’Habilitation à Diriger des Recherches ; le développement de projets entre les établissements membres et associés.

Le Département des études doctorales (DED) est chargé de la gestion et du suivi des 1500 étudiants inscrits en thèse dans les établissements du site Paris-Est ainsi que des actions de formation et de professionnalisation des doctorants ; il comprend une quinzaine de personnes. Les 8 écoles doctorales relevant du site sont gérées soit sur le site de Créteil à la Pyramide, soit à Champs-sur-Marne dans les murs de l’Ecole Nationale des Ponts et Chaussées. Le DED entretient des relations avec les services des établissements co-accrédités ainsi qu’avec des organismes extérieurs : autres universités, Région Ile-de-France, acteurs économiques...

Plus d'informations

Missions principales

Organisation

  • Organiser l’activité professionnelle de la direction du DED (responsable administrative) : tenir l’agenda, prendre des rendez-vous.
  • Planifier et organiser des déplacements du DED et prendre en charge, en lien avec les ED et le service financier et en relai avec le gestionnaire du DED, les missions afférentes.
  • Assurer la logistique des séances du conseil de la formation doctorale : établir les ordres du jour avec la direction, envoyer les convocations, établir les relevés de conclusions.Prendre en charge, la gestion et le suivi des dossiers des professeurs invités
  • Prendre en charge de la logistique et l’accueil des formations transversales revenant au DED

Accueil

  • Effectuer l’accueil téléphonique et physique, renseigner et orienter les interlocuteurs.

Administration

  • Traiter, trier, classer, archiver et ranger les dossiers et documents et notamment le courrier « arrivée-départ ».
  • Rédiger et mettre en forme des travaux de bureautique : courriers, notes, documents administratifs, rapports…
  • Réaliser divers travaux préparatoires aux conférences, colloques et réunions.
  • Mettre à jour des tableaux de bords et de suivi d’activité (alimentation de bases de données).
  • Suivre des dossiers (présentations, rapports, comptes rendus, formalités, relances.
  • Préparer les dossiers du Conseil de la formation doctorale. 
  • Suivre le circuit des parapheurs.
  • Coordonner la circulation d'informations auprès des autres services de Paris-Est Sup

Appui de la direction du DED pour la démarche qualité

  • Contrôle et édition des diplômes délivrés par l’établissement : Doctorat, HDR et D2E.

Logistique

  • Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Aide à l’organisation des manifestations du DED : cérémonie des prix de thèse, réunions de rentrée, MT 180, en lien avec le service communication de la Comue.
Informations générales sur le poste
AffectationComue Paris-Est Sup
Rattachement hiérarchiqueResponsable administrative du DED
Rattachement fonctionnelDirecteur du DED
Mission d'encadrementNon
Conduite de projetNon
Localisation du posteParis-Est Sup – siège
c/o ENSG - Cité Descartes
6-8 avenue Blaise-Pascal, Champs-sur-Marne
77455 Marne-la-Vallée

RER A Noisy-Champs
Date de prise de fonction souhaitéeImmédiate
Modalités de recrutement et duréeContrat à durée déterminée de droit public – 1 an renouvelable
RémunérationPar référence à la grille des techniciens (catégorie B de la fonction publique d’Etat), selon le diplôme et le niveau d’expérience
Conditions particulières d’exerciceDéplacements ponctuels d’un site à l’autre
Savoirs et profil  
  • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
  • Bac + 2 et/ou expérience significative sur poste similaire.
  • Expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur appréciée.
 
Savoirs faire 
  • Maîtriser l’environnement bureautique et les logiciels bureautiques courants de la suite Windows (Word, Excel, PowerPoint).
  • Maîtriser parfaitement l’orthographe et la syntaxe.
  • Savoir hiérarchiser son activité (courriers, parapheurs et appels téléphoniques notamment).
  • Etre rigoureux et méthodique, être capable de maîtriser les contraintes et les urgences.
  • Savoir rendre compte.
 
Savoirs être 
  • Bonnes capacités relationnelles.
  • Grande discrétion et réserve.
  • Grande rigueur et autonomie dans l’organisation de son travail.
 
Modalités de candidature

Candidature à adresser au plus tard le 29 octobre 2020, uniquement par courriel à recrutement.upe@paris-est-sup.fr