L'assistante en gestion administrative de l'école doctorale doit recevoir à « j-10 semaines avant la soutenance au plus tard » (fermetures universitaires non comprises) :

• le mémoire de thèse en version électronique (fichier unique en format PDF) validé par le directeur de thèse,
• la proposition de rapporteurs et de jury signée par le directeur de thèse (comprenant nom, prénom, grade, appartenance, laboratoire, label, numéro, université, adresse, téléphone),
• la date, l'heure et le lieu de la soutenance.

Si les délais ne sont pas respectés, la soutenance risque d’être reportée.